Verwerkersovereenkomst
Wanneer jullie school Kleuterobservatie gebruikt, is de school verantwoordelijke voor de gegevens van de kleuters en is AI-Studio verwerker. Deze overeenkomst legt vast wat we met die gegevens mogen doen, en vooral wat niet. Jullie DPO kan ze hier nalezen; ondertekenen gebeurt met de PDF.
Partijen
1. Voorwerp
Deze overeenkomst regelt hoe AI-Studio persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de school, wanneer de school de toepassing Kleuterobservatie (kleuterobservatie.be) gebruikt. Ze vult de afspraken over het gebruik van Kleuterobservatie aan, en voldoet aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679).
De school bepaalt waarvoor en hoe de gegevens verwerkt worden. AI-Studio verwerkt ze enkel om Kleuterobservatie te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.
2. Welke gegevens, van wie en waarvoor
3. Instructies van de school
AI-Studio verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de school. Het gebruik van Kleuterobservatie volgens de instellingen die de school er zelf kiest (zoals rollen, bewaartermijn en statussen) geldt als instructie. Vindt AI-Studio dat een instructie in strijd is met de AVG, dan laat ze dat de school meteen weten.
4. Vertrouwelijkheid
Alleen medewerkers van AI-Studio die het nodig hebben voor beheer, beveiliging of ondersteuning hebben toegang tot de gegevens. Zij zijn tot geheimhouding verplicht. Ondersteuning in de omgeving van een school gebeurt enkel op vraag van de school of wanneer dat nodig is om een storing of beveiligingsprobleem op te lossen.
5. Beveiliging
AI-Studio neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder:
- opslag op een eigen server in een datacenter in Duitsland, binnen de Europese Unie;
- versleutelde verbinding (https) voor al het verkeer;
- wachtwoorden enkel versleuteld (gehasht) opgeslagen; elke gebruiker een eigen account;
- toegang per rol, gecontroleerd op de server: een leerkracht ziet enkel de eigen klas(sen) en het vorige schooljaar van die kleuters; directie en zorg zien de hele school;
- scheiding per school: een school ziet nooit gegevens van een andere school;
- bestanden (logo's, schermafbeeldingen) staan buiten de openbare webmap en zijn enkel na controle van de toegang op te vragen;
- dagelijkse back-up van de databank, veertien dagen bewaard, op dezelfde server in de EU;
- beheerderstoegang tot de server enkel met sleutels, voor een beperkt aantal medewerkers van AI-Studio.
6. Subverwerkers
De school geeft AI-Studio algemene toestemming om de onderstaande subverwerker in te schakelen. AI-Studio legt hem dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.
| Subverwerker | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Huur van de server (infrastructuur) | Datacenter in Duitsland (EU) |
Kleuterobservatie stuurt geen gegevens van kleuters naar andere diensten: geen analysetools, geen advertentienetwerken, geen AI-diensten van derden. Wil AI-Studio een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt ze dat minstens dertig dagen vooraf. De school kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken; vinden partijen geen oplossing, dan kan de school de overeenkomst beëindigen.
7. Doorgifte buiten de EU
De gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. AI-Studio geeft ze niet door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.
8. Rechten van betrokkenen
De school beantwoordt verzoeken van betrokkenen (zoals ouders) om inzage, verbetering of wissing. Ze kan de meeste zelf afhandelen in Kleuterobservatie: gegevens bekijken, aanpassen, een rapport per kleuter maken en kleuters verwijderen. Waar dat niet volstaat, helpt AI-Studio binnen vijf werkdagen na een vraag van de school. Krijgt AI-Studio zelf zo'n verzoek, dan stuurt ze het door naar de school.
9. Datalekken
AI-Studio meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de school zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur nadat ze ervan op de hoogte is. Ze geeft daarbij wat ze weet over de aard van het lek, de betrokken gegevens, de mogelijke gevolgen en de genomen maatregelen, zodat de school binnen de wettelijke termijn kan melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar nodig, aan de betrokkenen. De school blijft verantwoordelijk voor die meldingen.
10. Bewaren en wissen
De school kiest in Kleuterobservatie hoe lang de gegevens van kleuters die de school verlaten hebben, bewaard blijven (standaard vijf jaar). Daarna wist Kleuterobservatie ze automatisch, tijdens een dagelijkse opkuis.
Na het einde van de samenwerking kan de school haar gegevens nog dertig dagen exporteren (rapporten per kleuter, of een volledige uitvoer op vraag). Daarna wist AI-Studio alle gegevens van de school. Uit de back-ups verdwijnen ze vanzelf binnen veertien dagen. Op vraag bevestigt AI-Studio de wissing schriftelijk.
11. Bijstand en controle
AI-Studio helpt de school, waar redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Ze stelt de informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat ze deze overeenkomst naleeft, en staat controles toe door de school of een door haar aangestelde, onafhankelijke controleur, na een redelijke aankondiging en met respect voor de vertrouwelijkheid van andere scholen.
12. Duur en toepasselijk recht
Deze overeenkomst geldt zolang AI-Studio persoonsgegevens verwerkt voor de school via Kleuterobservatie. Artikel 10 blijft gelden tot alle gegevens gewist zijn. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.
Ondertekening
Versie 1.0 — 31 oktober 2026 · Vragen: hello@ai-studio.be